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HEURES D'OUVERTURE

Du lundi au vendredi
de 09h00 à 13h00
et de 13h30 à 17h00

Le samedi 
de 10h00 à  16h30


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Nos services

L’organisation de congrès et conférences requiert une attention et une minutie de tous les instants.
Ci-dessous une liste (non exhaustive) des services fournis par TRAVEX pour une gestion optimale.

Gestion de Projet

  • Définition de vos buts Analyse du milieu concurrentiel
  • Conseils en communication Formulation qualitative
  • Planification des tâches et objectifs
  • Mise en compétition des différents fournisseurs possibles
  • Gestion des contrats de sécurisation
  • Gestion Financière
  • Construction, ajustement et mises à jour du budget
  • Comptabilité Participants / Exposants et Autres
  • Reporting des fees et défraiements
  • Voyages Orateurs

Gestion A à Z


Lieu de conférence

  • Sélection du lieu de conférence en accord avec les spécifications requises (budgétaires, techniques,…) incluant ballrooms, salles de commission, sous-commission et le matériel audio-visuel requis

Gestion des bases de données

  • Etablissement/Collecte des bases de données Sponsors et Participants avec le Comité Organisateur

Impression, Promotion & Communication

  • Proposition, création, impression et envoi de tout matériel et support de communication incluant les annoucements, programmes préliminaires et finaux, publicité, folders,…
  • Création d'un Operation book (contacts nécessaires, vue d'ensemble des activités, progralme jour par jour, salle par salle, thème par thème,…)
  • Création de tout support logistique (badges, signalétique,…)

Visibilité et Outils Internet

  • Création de site dédié à la conférence avec programme et infos utiles
  • -Enregistrement online Paiement online sécurisé (SSL technology)

Gestion des Participants

  • Gestion des enregistrements Participants et demandes spécifiques
  • Envoi des confirmations et informations utiles
  • Suivi des modifications
  • Gestion des paiements Gestion des activités, workshops et sous-commissions

Gestion des hôtels

  • Recherche et réservations d'hôtels (contracting) incluant la négociation de tarifs préférentiels
  • Mises à jour et contrôle des réservations, changements, annulations

Catering

  • Sélection du fournisseur, choix des plats
  • Supervision du set-up et Qualité

Gestion des Exposants

  • Création, distribution et gestion des invitations
  • Enregistrement des exposants
  • Envoi des confirmations
  • Allotement des espaces exposants et gestion des demandes techniques
  • Gestion des paiements

Special Events & Highlights

  • Planning et organisation de tous les aspects du programme social (Cocktail, Reception, Dîner de Gala)
  • Gestion du programme social pour les personnes accompagnantes

Logistique Transport

  • Suivi avec les filiales des pays pour récolter les informations logistiques et les assister si nécessaire pour divers services (obtention visas, réservations de restaurants, transferts,…)
  • Gestion des services de navettes si nécessaire
  • Gestion/Réservation en interne des voyages internationaux de participants avec confirmation directe
  • Gestion /Réservation en interne des voyages internationaux Orateurs avec confirmation directe

Gestion sur Site

  • Hospitality Desk (Information & Enregistrement)
  • Distribution du matériel aux participants (congress bags)
  • Préparation et distribution des badges
  • Mise en place d'un centre technique pour les présentations orateurs
  • Mise en place de Speaker Lounge, Press room,…
  • Gestion des hôtesses et traducteurs
  • Gestion des VIP
  • Mise en place d'un centre de message
  • Contrôle de Qualité des services

Rapports

  • Utilisation d'un logiciel propre aux events & conférences avec accès immédiat à :
  • Liste détaillée des participants par pays
  • Liste détaillée des participants par hôtel
  • Liste détaillée des participants par activité
  • Liste détaillée des participants par pays
  • Nombre de chambres allouées et disposnibles par hôtel
  • Rapports comptables : données de paiement, détail compte par compte, budget engagé par activité, impayés,…