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HEURES D'OUVERTURE

Du lundi au vendredi
de 09h00 Ă  13h00
et de 13h30 Ă  17h00

Le samedi 
de 10h00 Ă   13h00

L'agence est fermĂ©e 
les samedis entre 
les 15 juillet et 15 septembre; 
et entre 
les 15 dĂ©cembre et 15 janvier.

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Nos services

L’organisation de congrès et confĂ©rences requiert une attention et une minutie de tous les instants.
Ci-dessous une liste (non exhaustive) des services fournis par TRAVEX pour une gestion optimale.

Gestion de Projet

  • DĂ©finition de vos buts Analyse du milieu concurrentiel
  • Conseils en communication Formulation qualitative
  • Planification des tâches et objectifs
  • Mise en compĂ©tition des diffĂ©rents fournisseurs possibles
  • Gestion des contrats de sĂ©curisation
  • Gestion Financière
  • Construction, ajustement et mises Ă  jour du budget
  • ComptabilitĂ© Participants / Exposants et Autres
  • Reporting des fees et dĂ©fraiements
  • Voyages Orateurs

Gestion A Ă  Z


Lieu de conférence

  • SĂ©lection du lieu de confĂ©rence en accord avec les spĂ©cifications requises (budgĂ©taires, techniques,…) incluant ballrooms, salles de commission, sous-commission et le matĂ©riel audio-visuel requis

Gestion des bases de données

  • Etablissement/Collecte des bases de donnĂ©es Sponsors et Participants avec le ComitĂ© Organisateur

Impression, Promotion & Communication

  • Proposition, crĂ©ation, impression et envoi de tout matĂ©riel et support de communication incluant les annoucements, programmes prĂ©liminaires et finaux, publicitĂ©, folders,…
  • CrĂ©ation d'un Operation book (contacts nĂ©cessaires, vue d'ensemble des activitĂ©s, progralme jour par jour, salle par salle, thème par thème,…)
  • CrĂ©ation de tout support logistique (badges, signalĂ©tique,…)

Visibilité et Outils Internet

  • CrĂ©ation de site dĂ©diĂ© Ă  la confĂ©rence avec programme et infos utiles
  • -Enregistrement online Paiement online sĂ©curisĂ© (SSL technology)

Gestion des Participants

  • Gestion des enregistrements Participants et demandes spĂ©cifiques
  • Envoi des confirmations et informations utiles
  • Suivi des modifications
  • Gestion des paiements Gestion des activitĂ©s, workshops et sous-commissions

Gestion des hĂ´tels

  • Recherche et rĂ©servations d'hĂ´tels (contracting) incluant la nĂ©gociation de tarifs prĂ©fĂ©rentiels
  • Mises Ă  jour et contrĂ´le des rĂ©servations, changements, annulations

Catering

  • SĂ©lection du fournisseur, choix des plats
  • Supervision du set-up et QualitĂ©

Gestion des Exposants

  • CrĂ©ation, distribution et gestion des invitations
  • Enregistrement des exposants
  • Envoi des confirmations
  • Allotement des espaces exposants et gestion des demandes techniques
  • Gestion des paiements

Special Events & Highlights

  • Planning et organisation de tous les aspects du programme social (Cocktail, Reception, DĂ®ner de Gala)
  • Gestion du programme social pour les personnes accompagnantes

Logistique Transport

  • Suivi avec les filiales des pays pour rĂ©colter les informations logistiques et les assister si nĂ©cessaire pour divers services (obtention visas, rĂ©servations de restaurants, transferts,…)
  • Gestion des services de navettes si nĂ©cessaire
  • Gestion/RĂ©servation en interne des voyages internationaux de participants avec confirmation directe
  • Gestion /RĂ©servation en interne des voyages internationaux Orateurs avec confirmation directe

Gestion sur Site

  • Hospitality Desk (Information & Enregistrement)
  • Distribution du matĂ©riel aux participants (congress bags)
  • PrĂ©paration et distribution des badges
  • Mise en place d'un centre technique pour les prĂ©sentations orateurs
  • Mise en place de Speaker Lounge, Press room,…
  • Gestion des hĂ´tesses et traducteurs
  • Gestion des VIP
  • Mise en place d'un centre de message
  • ContrĂ´le de QualitĂ© des services

Rapports

  • Utilisation d'un logiciel propre aux events & confĂ©rences avec accès immĂ©diat Ă  :
  • Liste dĂ©taillĂ©e des participants par pays
  • Liste dĂ©taillĂ©e des participants par hĂ´tel
  • Liste dĂ©taillĂ©e des participants par activitĂ©
  • Liste dĂ©taillĂ©e des participants par pays
  • Nombre de chambres allouĂ©es et disposnibles par hĂ´tel
  • Rapports comptables : donnĂ©es de paiement, dĂ©tail compte par compte, budget engagĂ© par activitĂ©, impayĂ©s,…